Die Anforderung
Prozessdigitalisierung & Optimierung
Das Projekt Prozess Digitalisierung der Architektenkammer Baden-Württemberg hatte das Ziel, die bestehenden und teils umfangreichen Anträge von Mitgliedern zukünftig digital abzuwickeln. Bislang führte die notwendige fallbezogene Angabe zusätzlicher Daten und Nachweisen häufig zu Fehleingaben, was den Bearbeitungsaufwand nennenswert erhöhte. Die digitalen Anträge werden direkt im Zielformat an das intern verwendete ERP-System Navision BC übertragen. Sachbearbeiter müssen die eingehenden Daten nur noch validieren, aber nicht mehr manuell abtippen.
Langfristig sollen alle PDF-Anträge als Web-Formulare bereitgestellt werden, um Fehleingaben zukünftig maximal zu reduzieren. Ziel ist es, die Wartezeiten für Antragsteller und Formularnutzer zu senken und gleichzeitig die Antragsprüfer zu entlasten. Iterative Validierungen und Strukturvorgaben sollen hierbei als Grundlage dienen, um die gesteckten Ziele effektiv zu erreichen. Zusätzlich sollen typische Probleme bei Formularen wie zu viele Fallbedingungen vermieden werden, ohne dabei bestimmte Fälle auszulassen.
Digitale Formulare
Der Schlüssel zur Digitalisierung der Anträge lag in der Definition und Umsetzung von Validierungen sowie der intelligenten Verknüpfung der Daten. Bisher wurden Formulardaten im Backend nachbearbeitet, aufs Datenmodell gemappt und anschließend an Navision gesendet. Die Vielzahl der zu vergleichenden Prüfpunkte erhöht die Fehleranfälligkeit und den Pflegeaufwand maßgeblich. Durch die automatische Erkennung von falsch ausgefüllten Feldern kann die Fehleranfälligkeit jetzt aber auf ein Minimum gesenkt werden. Außerdem ermöglicht der direkte Bezug zur Felddefinition im ERP die automatische Übernahme von Eigenschaften wie Feldlänge und Pflichtangaben. Folglich werden fehlerhaft konfigurierte Felder direkt sichtbar und Nutzer können ihre Eingaben korrigieren ohne die ergänzende Einbindung eines Sachbearbeiters.
Zusätzlich können Anträge jetzt online zwischengespeichert oder nach dem Absenden noch nachträglich ergänzt werden. So können selbst nicht abgefangene Fehleingaben unter minimalem Aufwand korrigiert werden. Um diesem Szenario aber vorwegzugreifen, werden während der Antragsbearbeitung bekannte Stammdaten direkt vorausgefüllt und kontextabhängige Hilfetexte zur Ausfüllung der Felder eingeblendet. Besonders hervorzuheben ist hierbei, dass trotz der 400 bedingten Eingabefelder nur ein Bruchteil je nach Fall Abhängigkeit angezeigt wird. Dadurch bleibt das Formular für den Antragsteller übersichtlich, während trotzdem alle Szenarien lückenlos digital abgedeckt werden.
Durch diese strukturierte Datenerfassung wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen über die Schnittstelle vollständig und konsistent ins ERP übernommen werden.
Zusätzlich basieren die neuen Formulare auf einer deklarativen Definition. Struktur und Logik sind klar beschrieben, wodurch eine saubere Trennung zwischen Darstellung und Backend-Verarbeitung entsteht. So können Änderungen an Formularen oder Prozessen schneller umgesetzt werden, ohne dass Eingriffe in den Code erforderlich sind. Das System bleibt flexibel, erweiterbar und lässt sich einfacher warten.
Direkte Zuordnung im Formular Schema
Mit der direkten Anbindung an Navision entfällt das bisher notwendige Datenmodell und Mapping im Web. Stattdessen wird die Zuordnung der Formularfelder unmittelbar im Formularschema konfiguriert. Jedes Feld ist über Attribute direkt mit dem entsprechenden Feld in Navision verknüpft. Validierungen – etwa zur Textlänge oder Pflichtfeldern – werden dynamisch aus dem ERP übernommen. Das reduziert den Pflegeaufwand und stellt sicher, dass Änderungen in Navision automatisch in den Formularen wirksam werden.
Handhabung von Sonderfällen
Früher mussten Sonderfälle und individuelle Formularlogiken häufig über Hooks und JavaScript im Frontend umgesetzt werden. Das führte zu unübersichtlichem Code, der sich kaum anpassen ließ und erhöhte unmittelbar die Fehleranfälligkeit.
Im neuen System wurden häufig wiederkehrende Sonderfälle – etwa bedingte Sichtbarkeiten oder Validierungen – als eigenständige Features im Framework verankert.
Die Logik wird damit zentral gepflegt und bleibt einheitlich nutzbar. Formularabschnitte und Felder können je nach Kontext automatisch angepasst oder zusammengefasst angezeigt werden.
Der Erfolg
Aufwandsreduktion und Praktikabilität
Mit der Digitalisierung der Anträge setzt die Architektenkammer Baden Württemberg völlig neue Maßstäbe: Für Antragsteller wird der gesamte Prozess so einfach und flexibel wie nie zuvor. Anträge lassen sich ganz nach eigenem Tempo ausfüllen, wobei fehlende Informationen oder Dokumente jederzeit nachgereicht werden können. Antragsteller mit Mitgliedsaccount, die neue Formulare erstellen, bekommen ihre bestehenden Daten aus früheren Anträgen automatisch vorausgefüllt, während Benutzer ohne bestehenden Account trotzdem den gleichen schnellen Zugang zum digitalen Formular bekommen. Für die Sachbearbeiter minimiert sich so der Aufwand bei der Korrektur und Übertragung der Anträge. Antragsteller hingegen profitieren von verkürzten Bearbeitungszeiten und erhalten aktive Hinweise, um ihren Antrag formal korrekt einzureichen.
Zusätzlich lassen sich Formulare jederzeit erweitern oder anpassen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Diese Kombination aus Flexibilität, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit macht das mit Frank und Freunde angebundene System einzigartig und maximal effizient.
Kunde
Architektenkammer Baden-Württemberg
Zielgruppe
Architekten, Stadtplaner, Architekturbüros, Mitglieder und alle anderen Antragssteller
Technik Facts
Komplexes Mapping der Formularabschnitte und Felder auf verschiedene ERP-Datenmodelle.
Neu Konfiguration der Datenmappings und Validierung
Umfangreiche Zahl an Feldern, unterschiedliche Pflichtfelder je nach Fall.
Erweiterung des bestehenden Formular-Frameworks: Basierend auf bisherigen Erfahrungen und Herausforderungen
Glossar
Microsoft Navision Business Central: Cloudbasierte ERP-Software von Microsoft, die Unternehmen bei Finanz-, Vertriebs- und Lagerprozessen unterstützt.
Formularschema: Definierte Struktur, die festlegt, wie ein Formular aufgebaut ist und welche Datenfelder es enthält.
Odata: Ein standardisiertes Protokoll zum Abrufen und Bearbeiten von Daten über Webservices.