Das Ziel
Kommunikation schafft Gemeinschaft
Die LBBW Immobilien beauftragte Frank und Freunde mit der Entwicklung einer neuen Form von Intranet, die gleichzeitig den Wissenstransfer im Unternehmen erleichtern, die Transparenz steigern und eine höhere Aktualität gewährleisten sollte. Darüber hinaus war die Stärkung der Gemeinschaft aller Mitarbeiter als Ziel definiert. Gleichzeitig sollte das Intranet – wie bisher auch – eine zentrale Anlaufstelle für alle internen Informationen sein sowie innerbetriebliche Abläufe abdecken. Zudem sollte die Attraktivität des Intranets als Arbeitstool erhöht werden, u. a. durch Übernahme vertrauter Funktionen aus den sozialen Medien.
Die Lösung
Das Intranet als lebender Organismus
In einem ersten Schritt analysierte die auf individuelle Web-Entwicklung spezialisierte Stuttgarter Internetagentur Frank und Freunde das Nutzungsverhalten im bestehenden Intranet der LBBW Immobilien. Auf Grundlage einer Mitarbeiterbefragung wurde so eine maßgeschneiderte Intranet-2.0-Lösung konzipiert und realisiert: Mittels interaktiver Module wurde nicht nur die Aktualität des Informationsflusses verbessert, sondern auch die interne Kommunikation optimiert. Auf einer persönlichen Profilseite kann nun jeder einzelne Mitarbeiter seine Interessen und Fähigkeiten darstellen und so allen Kollegen zugänglich machen. Zentrales Element des internen sozialen Netzwerks ist die individualisierte Startseite – das „Dashboard“ – mit Aktivitäten-Stream. Dieser stellt dabei alle wichtigen Informationen bereit: Angefangen bei Mitteilungen von Kollegen und Vorgesetzten über neue oder aktualisierte Dokumente bis hin zu bearbeiteten Mitarbeiterprofilen oder Seiteninhalten. Um genau die Informationen zu erhalten, die man wirklich braucht, kann der Stream jederzeit nach Art der Information gefiltert werden. Durch das Posten von Kurzmeldungen können eigene Nachrichten in Echtzeit und mit einstellbarer Reichweite (von „eigene Abteilung“ bis „ganze Firma“) veröffentlicht werden. Über eine automatische Importfunktion wird zudem ein tagesaktueller Pressespiegel zur Verfügung gestellt.
Die Technik
Individuelle Erweiterungen auf Basis von Symfony
Frank und Freunde entwickelte das neue maßgeschneiderte Intranet auf Basis des PHP-Frameworks Symfony mit individuell programmierten Extensions, durch die alle speziellen Anforderungen der LBBW Immobilien perfekt erfüllt werden.
Grundidee dabei war es, die Wiederholung gleicher Aufgaben zu vermeiden und eine höhere Effizienz bei der Entwicklung neuer Features, gleichbleibende Qualitätsstandards sowie eine einfache Durchführung von Updates und Wartungen zu gewährleisten. Das CMS Apostrophe wird dabei von mehreren Redakteuren inhouse betreut. Moderne Interface-Funktionen wie Inline-Editing sorgen für eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung der Seiten.
Durch Anbindung an das Authentifizierungstool Kerberos wurde zudem Single Sign-on realisiert. Die Anwender können das Intranet so nach einmaliger Eingabe der Zugangsdaten ohne weiteren Anmeldevorgang nutzen. Über die Lucene-basierte Suchfunktion können sämtliche Inhalte sowie die gesamte Medienver-waltung komfortabel genutzt werden.
FUF betreut den Server, auf dem das Intranet 2.0 betrieben wird, im Netz der LBBW Immobilien.
Intranet 2.0
Das betriebsinterne Facebook
Mit dem Ansatz von Frank und Freunde, dem Intranet der LBBW Immobilien eine soziale Komponente hinzuzufügen, wurde aus einem reinen Business-Medium ein modernes Kommunikationsmittel. Der Anwender ist stets über alle Aktionen der Kollegen auf dem Laufenden, womit ein entscheidender Pluspunkt der sozialen Medien in die Geschäftsebene integriert wurde.
Im Vordergrund stand hierbei der Community-Ansatz. Es sollte nicht nur ein Know-how-Transfer, sondern vielmehr eine tiefgreifende Interessen-Vernetzung stattfinden, die sowohl eine schnelle Vermittlung interner Informationen als auch eine hohe Interaktivität ermöglicht. Außerdem sorgt das Intranet 2.0 für ein besonders hohes Maß an Transparenz, da sämtliche Nachrichten und Änderungen auch im Nachhinein verifizierbar bleiben.
Der Erfolg
Transparenz und Interaktion in der Community
Der Relaunch hat sich gelohnt: Mit dem neu entwickelten Intranet 2.0 der LBBW Immobilien Gruppe wurden Strukturen, Prozesse und Aktivitäten transparenter. Das interne Social Web regt nicht nur Tag für Tag die Kommunikation an, sondern auch die Nutzung des Intranets als Arbeitstool. Gleichzeitig werden bisher ungenutzte Quellen von beruflichem Expertenwissen und privaten Interessen bzw. Engagements auf diesem Wege schnell erschlossen.
FUFazit
Die Methoden von Social Media sind auch im Business-Bereich das optimale Mittel, um sich und andere schnell und unkompliziert zu informieren. Insbesondere für ein Intranet ist dies deshalb eine zukunftsweisende Plattform.
Projekt- fakten
LBBW Immobilien Gruppe
4 Monate Umsetzungszeitraum
290 Pages
330 aktive Nutzer (Stand 05/2014)
5 (Tochter-)Unternehmen
Die LBBW Immobilien Gruppe
Die LBBW Immobilien Gruppe ist das Immobilien-Kompetenzzentrum im Konzernverband der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW). Sie tritt ebenso als Investor wie als Dienstleister für die gesamte immobilienwirtschaftliche Leistungspalette auf. Derzeit arbeiten rund 500 Mitarbeiter am Hauptstandort Stuttgart sowie in den zwölf bundesweiten Niederlassungen.
Die Zielgruppe
Alle Mitarbeiter – vom Werkstudenten bis zum Geschäftsführer – können das neue Intranet 2.0 als verlässliche Kommunikationsplattform nutzen. Über diese lernen sie sich beruflich, wie auch privat kennen und kommunizieren miteinander auf vielfältigen Ebenen.
Besonder- heit// Permanent Beta
Anforderungen an Systeme und Software unterliegen einem ständigen Wandel. Die Reaktion darauf ist eine offene Systemstruktur, das sogenannte Permanent Beta. In dem Wissen, dass jede Anwendung permanent weiterentwickelt werden kann und wird, ist Frank und Freunde mit dem Intranet 2.0 für LBBW Immobilien bewusst in einer frühen Phase online gegangen. Wird bei einer Nutzungsanalyse ein Bedarf festgestellt, können auf Basis einer agilen Softwareentwicklung jederzeit neue Features und Anforderungen nachgerüstet werden.
Technik- facts
Apostrophe Features: Benutzer-, Rechte- und Medienverwaltung, integrierte Medien-Datenbank, In-Place-Editing, Rich-Text-Editor, Lucene-basierte Suchmaschine, Versionierung.
Individuelle FUF-Extensions: Symfony-Plugins, CMS-Sonderfunktionen, Mitarbeiter-Profil-Seiten inkl. Zuordnung in Firmenstruktur, Aktivitäten-Stream (u. a. für Mitarbeiter-News).
Glossar
APOSTROPHE Symfony-basiertes Content Management System (CMS).
DASHBOARD (deutsch „Armaturenbrett“) Benutzeroberfläche, die relevante Informationen und Änderungen einer Website zentral anzeigt.
KERBEROS Vom MIT entwickelter Authentifizierungsdienst für das Internet; Kerberos unterstützt durch Single Sign-on die lokale Berechtigung eines Benutzers, um mit einmaliger Authentifizierung an einem Arbeitsplatz auf alle Dienste zugreifen zu können.
SYMFONY In der Skriptsprache PHP geschriebenes, quelloffenes Web-Application-Framework.